Visitor Management System คืออะไร? ระบบสำคัญในการดูแลผู้มาติดต่อ

พฤศจิกายน 6, 2025

ความปลอดภัยของสถานที่ เป็นส่วนสำคัญในการรักษาภาพลักษณ์องค์กรและความไว้วางของผู้ใช้อาคาร การจัดการผู้มาติดต่อถือเป็นด่านแรกที่สร้างความประทับใจ ทั้งยังบ่งบอกถึงมาตรฐานขององค์กรหรืออาคารนั้นๆ ซึ่งหลายคนอาจคุ้นเคยกับภาพของการ “แลกบัตร” กับพนักงานหน้าเคาน์เตอร์ประชาสัมพันธ์ ซึ่งแม้จะเป็นวิธีที่ใช้กันมานาน แต่ก็มีข้อจำกัดมากมายทั้งในด้านความปลอดภัย ความล่าช้า และมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดอีกด้วย

เพื่อแก้ไขปัญหาข้างต้น เทคโนโลยี Visitor Management System (VMS) หรือ ระบบบริหารจัดการผู้มาติดต่อ จึงได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในการยกระดับกระบวนการจัดการและดูแลผู้มาติดต่อให้เป็นระบบ ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น บทความนี้ LIV-24 จะพาคุณไปเจาะลึกว่า VMS คืออะไร ทำงานอย่างไร และมีความสำคัญต่อองค์กรยุคดิจิทัลอย่างไร

Visitor Management System (VMS) คืออะไร?

Visitor Management System (VMS) เรียกสั้นๆ ว่า ระบบ VMS คือ ระบบที่ผสมผสานระหว่างซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์เพื่อบริหารกระบวนการจัดการผู้มาติดต่อแบบครบวงจร ตั้งแต่การลงทะเบียน การยืนยันตัวตนเมื่อมาถึงสถานที่ การอยู่ในพื้นที่ ไปจนถึงการเช็กเอาท์เมื่อเดินทางกลับ โดยมีเป้าหมายเพื่อยกระดับความปลอดภัยแก่ผู้ใช้งานอาคาร พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่ และสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้มาติดต่อ

โดยทั่วไป ระบบ VMS มีฟีเจอร์ ได้แก่

บันทึกเวลาเข้า-ออก – บันทึกวันและเวลาอัตโนมัติ เมื่อผู้มาติดต่อเดินทางมายังอาคารสถานที่
เก็บข้อมูลผู้มาติดต่อ – บันทึกข้อมูลเบื้องต้นของผู้มาติดต่อ เช่น ชื่อ เบอร์โทร และเหตุผลในการติดต่ออาคาร
คำนวณค่าจอดรถ – ระบบ VMS สามารถทำงานร่วมกับระบบอ่านป้ายทะเบียน (LPR) ในการบันทึกทะเบียนรถยนต์ คำนวณเวลาจอด และค่าจอดรถได้แบบอัตโนมัติ
ระบบแจ้งเตือน – แจ้งเตือนเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง ในกรณีผู้มาติดต่ออยู่ในอาคารเกินเวลาที่กำหนด

ระบบ VMS ทำงานอย่างไร?

กระบวนการทำงานของระบบ VMS สมัยใหม่นั้นถูกออกแบบมาให้เป็นอัตโนมัติ เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดการและลดภาระงานของเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย โดยมีขั้นตอนการทำงานหลัก ดังนี้

1. การลงทะเบียนล่วงหน้า (Pre-Registration)

เจ้าหน้าที่หรือพนักงาน สามารถทำการนัดหมายผู้มาติดต่อ โดยส่งลิงก์สำหรับลงทะเบียนแก่ผู้มาติดต่อผ่านทางอีเมลหรือ SMS ได้ล่วงหน้า ผู้มาติดต่อกรอกข้อมูลที่จำเป็นเพื่อลงทะเบียน เช่น ชื่อ-สกุล บริษัท และอาจมีการเซ็นเอกสารรักษาความลับ (NDA) แบบดิจิทัล จากนั้นระบบจะส่ง QR Code หรือรหัสยืนยันกลับไปให้

2. การเช็กอิน ณ จุดที่กำหนด (Check-In)

เมื่อผู้มาติดต่อเดินทางมาถึง สามารถทำการเช็กอินได้อย่างรวดเร็วผ่าน Kiosk ที่จัดเตรียมไว้ โดยมีวิธีเช็กอินหลายรูปแบบ เช่น แสดง QR Code ที่ได้รับมา เสียบบัตรประชาชนเพื่อให้ระบบอ่านข้อมูลอัตโนมัติ (OCR) ถ่ายภาพเพื่อยืนยันตัวตน หรือสแกนใบหน้า (Face Recognition System) ทั้งนี้วิธีการเช็กอินนั้นขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบ VMS ตามที่อาคารกำหนด

3. การอนุมัติและแจ้งเตือน (Approval and Notification)

หลังผู้มาติดต่อเช็กอินสำเร็จ ระบบ VMS จะส่งการแจ้งเตือนไปยังบุคคลเจ้าของนัดหมายโดยอัตโนมัติผ่านช่องทางต่างๆ เช่น Email, SMS หรือช่องทางที่กำหนด เพื่อแจ้งให้ทราบว่าแขกของตนได้เดินทางมาถึงแล้ว

นอกจากนี้ Visitor Management System ยังสามารถบันทึกข้อมูลการเข้า-ออกพื้นที่ต่างๆ ของผู้มาติดต่อได้หากมีการเชื่อมต่อกับระบบ Access Control ทำให้ฝ่ายรักษาความปลอดภัยทราบได้ว่าผู้มาติดต่ออยู่ในพื้นที่ส่วนใดของอาคาร

4. การเช็กเอาท์ (Check-Out)

เมื่อเสร็จสิ้นภารกิจ ผู้มาติดต่อสามารถทำการเช็กเอาท์ได้ง่ายๆ โดยการสแกน QR Code ที่ Kiosk คืนบัตรที่เคาน์เตอร์ประชาสัมพันธ์ หรือตามวิธีที่อาคารกำหนด ซึ่งระบบจะบันทึกเวลาเดินทางกลับโดยอัตโนมัติ

5. การรายงาน (Reporting)

ฝ่ายบริหารหรือฝ่ายรักษาความปลอดภัยสามารถเรียกดูรายงานสรุปข้อมูลผู้มาติดต่อได้แบบเรียลไทม์ (Real-Time) เช่น จำนวนผู้มาติดต่อในแต่ละวัน ระยะเวลาที่อยู่ในพื้นที่ หรือประวัติการเข้า-ออกทั้งหมด เพื่อนำไปวิเคราะห์และปรับปรุงมาตรการความปลอดภัยต่อไป

ประโยชน์ของระบบ VMS ในการบริหารอาคาร

ยกระดับความปลอดภัยในการระบุตัวตนผู้ติดต่อ

สามารถคัดกรองและยืนยันตัวตนผู้มาติดต่อได้อย่างแม่นยำ รู้ได้ทันทีว่าใครอยู่ในอาคารบ้าง ณ เวลาใด ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญอย่างยิ่งในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน และสามารถสร้าง Blacklist สำหรับบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตได้

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่

ลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ต้อนรับในการลงทะเบียนและแจ้งพนักงาน ทำให้สามารถโฟกัสกับงานอื่นๆ ได้มากขึ้น พร้อมช่วยลดระยะเวลารอคอยของผู้มาติดต่ออีกด้วย

เก็บข้อมูลเชิงลึกเพื่อวิเคราะห์แผนดำเนินงาน

ข้อมูลการเข้า-ออกสามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อวางแผนปรับปรุงการดำเนินงาน เช่น การจัดสรรพนักงานต้อนรับ หรือเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยในช่วงเวลาที่มีผู้มาติดต่อหรือผู้เข้าอาคารจำนวนมาก

สร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพ

กระบวนการที่รวดเร็ว ทันสมัย และเป็นระบบ สร้างความประทับใจให้กับผู้มาติดต่อ ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า คู่ค้า หรือผู้มาติดต่อเช่าพื้นที่

ข้อจำกัดระบบ VMS ในการบริหารอาคาร

แม้ Visitor Management System จะมีประโยชน์ในการยกระดับความปลอดภัยและสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ แต่การนำมาใช้งานจริงก็มีความท้าทายและข้อจำกัดบางประการที่องค์กรควรพิจารณา ดังนี้

ค่าใช้จ่ายในการลงทุนและบำรุงรักษา

การติดตั้งระบบ VMS นั้นมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่สูงกว่าระบบแลกบัตรผู้มาติดต่อดั้งเดิม ไม่ว่าจะเป็นค่าซอฟต์แวร์ ค่าฮาร์ดแวร์ (เช่น Kiosk, แท็บเล็ต, เครื่องพิมพ์บัตร, เครื่องอ่านบัตรประชาชน) และค่าติดตั้ง นอกจากนี้ยังมีค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง เช่น ค่าบริการรายเดือน/รายปี และค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ต่างๆ

ความท้าทายด้านเทคนิค

ระบบ VMS ต้องอาศัยไฟฟ้าและเครือข่ายอินเทอร์เน็ต หากไฟฟ้าดับหรืออินเทอร์เน็ตล่ม อาจทำให้กระบวนการเช็กอินหยุดชะงักหากไม่มีระบบสำรอง นอกจากนี้ การเชื่อมต่อ VMS เข้ากับระบบอื่นๆ ที่มีอยู่เดิม เช่น Access Control หรือระบบไม้กั้นรถยนต์ อาจมีความซับซ้อนและต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในการติดตั้ง

ความกังวลด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

Visitor Management System มีการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนของผู้มาติดต่อจำนวนมาก เช่น ชื่อรูปถ่ายใบหน้า หมายเลขบัตรประชาชน และอื่นๆ องค์กรจึงมีหน้าที่ในการเลือกระบบที่มีมาตรฐานความปลอดภัยสูง เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล และต้องมั่นใจว่ากระบวนการจัดเก็บและใช้งานข้อมูลนั้นสอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) อย่างเคร่งครัด

การทำงานร่วมกับระบบรักษาความปลอดภัยอื่นๆ

หนึ่งในจุดแข็งของ Visitor Management System คือ คุณสมบัติในการเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับระบบรักษาความปลอดภัยอื่นๆ ได้อย่างไร้รอยต่อ ยกตัวอย่างเช่น

ระบบควบคุมการเข้า-ออก (Access Control)

เมื่อทำงานร่วมกับระบบ Access Control ผู้มาติดต่อจะได้รับบัตรซึ่งถูกโปรแกรมให้มีสิทธิ์เข้า-ออกประตู ลิฟต์ หรือพื้นที่ที่กำหนดไว้ได้ชั่วคราวเท่านั้น และไม่สามารถเข้าถึงห้องหรือพื้นที่อื่นๆ เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัย โดยเมื่อทำการเช็กเอาท์ สิทธิ์นั้นจะถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติ

ระบบไม้กั้นรถยนต์

สำหรับผู้มาติดต่อที่ลงทะเบียนรถยนต์ไว้ล่วงหน้า ระบบ VMS สามารถทำงานร่วมกับระบบอ่านป้ายทะเบียน (LPR) และระบบไม้กั้นรถยนต์ เพื่อสั่งเปิดไม้กั้นโดยอัตโนมัติเมื่อรถมาถึง หรือเปิดไม้กั้นหลังชำระค่าจอดรถ เป็นการลดภาระงานในระยะยาว

ระบบแจ้งเตือนเหตุฉุกเฉิน (Alarm System)

ในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉินอย่างอัคคีภัย หรือเมื่อ Alarm System ทำงาน ฝ่ายรักษาความปลอดภัยสามารถดึงข้อมูลจาก VMS ได้ทันทีว่ามีผู้มาติดต่ออยู่ในอาคารกี่คน และอยู่ที่ส่วนไหนบ้าง เพื่อช่วยเหลือและอพยพได้อย่างรวดเร็ว ลดความเสียหายต่อบุคคลและทรัพย์สินที่อาจเกิดขึ้น

Visitor Management System (VMS) ในปัจจุบันได้พัฒนาไปไกลกว่าแค่ระบบแลกบัตรผู้มาติดต่อแบบดิจิทัล โดยกลายเป็นศูนย์กลางของระบบรักษาความปลอดภัยในพื้นที่ ซึ่งช่วยให้องค์กรบริหารจัดการผู้มาติดต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยกระดับความปลอดภัย สร้างภาพลักษณ์ที่ดี และมีความพร้อมรับมือกับความท้าทายด้านความปลอดภัยได้อย่างเต็มรูปแบบ พูดได้ว่า การลงทุนในระบบ VMS ไม่เป็นเพียงแค่การเพิ่มความสะดวกสบายเท่านั้น แต่เป็นการลงทุนในความปลอดภัยที่ทันสมัยและมาตรฐานขององค์กรในระยะยาว

LIV-24 Visitor Management System ระบบจัดการผู้มาติดต่ออัจฉริยะ

ในฐานะผู้นำด้านเทคโนโลยีอัจฉริยะ LIV-24 พร้อมยกระดับความสามารถในการบริหารผู้มาติดต่ออาคาร สถานที่ ด้วยโซลูชัน LIV-24 Visitor Management System จัดการเก็บข้อมูลผู้มาติดต่อผ่านระบบดิจิทัล โดยมาพร้อมฟีเจอร์เด่นมากมาย เช่น

ระบบลงทะเบียนผู้มาติดต่อล่วงหน้า (Pre-Register) – อำนวยความสะดวกในการมาติดต่อและดำเนินการ ลดความแออัดหน้าพื้นที่ล็อบบี้ คัดกรองผู้มาติดต่อได้อย่างเป็นระบบ
กำหนดสิทธิ์ได้อิสระ (Personalization) – กำหนดสิทธิ์ให้เข้า-ออกได้กี่ครั้งหรือเป็นช่วงเวลา ตามสถานะของผู้มาติดต่อ
อัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ (Real Time) – สร้างรายงานข้อมูลการเข้า-ออกพื้นที่แบบอัตโนมัติ เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบได้ทันที
ดำเนินการแบบ Paperless – จัดเก็บข้อมูลปลอดภัย สามารถ Sync ข้อมูลเข้ากับ Database เพื่อจัดเก็บ ช่วยลดการจดบันทึกข้อมูลลงกระดาษ
License Plate Recognition (LPR) – ระบบอ่านป้ายทะเบียนอัจฉริยะที่ช่วยควบคุมการเข้า-ออกของยานพาหนะ ทำงานร่วมกับประตูอัตโนมัติหรือไม้กั้น ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านอุปกรณ์การสแกนเข้าออกได้ถึง 40% เมื่อเทียบกับระบบดั้งเดิม
รองรับ Online Payment – ระบบคำนวณค่าจอดรถเชื่อมต่อกับ Online Payment เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการชำระค่าจอดรถออนไลน์ครบวงจร ผ่านหลากหลายรูปแบบและช่องทาง

นอกจากนี้ LIV-24 นำเสนอโซลูชันและฟังก์ชันความปลอดภัยดิจิทัลเหนือระดับที่ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น พร้อมช่วยให้มั่นใจยิ่งขึ้น ด้วยบริการครบวงจร ตั้งแต่การให้คำปรึกษา ติดตั้ง เฝ้าระวังภัยตลอด 24 ชั่วโมง ไปจนถึงการดูแลซ่อมแซมระบบตลอดการใช้งาน โดยมีบริการด้านความปลอดภัยหลากหลายและครอบคลุมความต้องการของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็น AI CCTV Analytic, Digital Fence, Real Time Guard Tour, Access Control และ Command Centre เฝ้าสังเกตการณ์แบบ Real-Time ตลอด 24 ชั่วโมง ตลอด 7 วัน ไม่มีหยุดพัก

IoT Monitoring System จาก LIV-24

เพราะทุกเทคโนโลยีอัจฉริยะ ต้องเริ่มจากความปลอดภัยที่พิสูจน์ได้ ทาง LIV-24 จึงพัฒนาเทคโนโลยี IoT Monitoring System ใช้ในการตรวจสอบ วิเคราะห์ และแสดงผลการทำงานของอุปกรณ์ในระบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นระบบไฟฟ้า ประปา ลิฟต์โดยสาร คุณภาพอากาศ และการใช้พลังงาน

ยิ่งไปกว่านั้น หากเชื่อมต่อกับ Command Centre แล้วหากพบเหตุผิดปกติ สามารถระบุเหตุการณ์และจุดเกิดเหตุได้สามารถประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องตรวจสอบและแก้ไขได้ทันที ลดความเสียหายและค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง ป้องกันได้แม่นยำ ยกระดับธุรกิจ สร้างความเชื่อมั่น เพิ่มสมรรถภาพการทำงานของทุกระบบ

LIV-24 IoT Certified For Total Safety

โซลูชัน IoT ของเราผ่านการรับรองมาตรฐาน TIS 62368-1 และ NTC TS 5001-2550 อีกทั้งยังได้รับการทดสอบและรับรองมาตรฐานความปลอดภัยครบ 2 ด้าน โดยศูนย์ PTEC สังกัด NSTDA ดังนี้

1. มาตรฐาน TIS 62368-1:2563 (Electrical Safety)

ผ่านการทดสอบความปลอดภัยทางไฟฟ้า วัสดุ ความร้อน ความชื้น และความทนไฟ เพื่อให้มั่นใจว่าอุปกรณ์ Facility Edge IoT Monitoring (FEIM-220V-RS485) มีความปลอดภัยต่อผู้ใช้งานในทุกสภาวะ

2. มาตรฐาน NTC TS 5001-2550 (Electromagnetic Field Safety)

การทดสอบการแผ่คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า (Wi-Fi 5 GHz) ครอบคลุมทุกย่านความถี่ โดยผลการทดสอบยืนยันว่าอุปกรณ์ของ LIV-24 มีค่าคลื่นแผ่รังสีน้อยกว่าเกณฑ์ที่ปลอดภัยต่อมนุษย์กว่า 99%

มาตรฐานทั้งสองนี้ เป็นเครื่องยืนยันว่าเทคโนโลยีของ LIV-24 ไม่เพียงแค่ “ฉลาด” แต่ยัง “ปลอดภัย” อย่างแท้จริง เพราะเรามุ่งมั่นออกแบบทุกโซลูชันด้านความปลอดภัยอัจฉริยะปลอดภัยต่อผู้ใช้ มั่นใจได้ในทุกระบบ และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม

สนใจรายละเอียดการติดตั้ง LIV-24 ติดต่อปรึกษาได้ที่ 02 688 7555 หรือ cscontact@liv-24.com

หรือบริการอื่นๆ เพิ่มเติมที่ liv-24.com